המדריך לסוכן ולמשווק – נהלי עבודה
חלק שני
נהלים וסדר עבודה – המשך
נהלי עבודה בשיחות טלפון מול לקוחות
הסבר כללי: בשיחות טלפון מול לקוחות יש להקפיד על נתינת מענה מקצועי , מהיר ויעיל ככל האפשר. יש להקפיד להימנע משימוש בביטויים בלתי מכובדים, לפנות ללקוחות כ”אדוני” ו”גברתי” במידת הצורך, ובעיקר לעשות שימוש נאות בשיחות הטלפון על מנת לייצר פגישות עבודה מקצועיות עם הלקוחות. חשוב להימנע מגלישה לשיחות על נושאים אישיים, חברתיים וכדומה.
בשיחות טלפון מול לקוחות יש להקפיד על הנהלים הבאים:
1. בשיחה נכנסת , יש לפתוח את השיחה בשם החברה, “שמי _____ כיצד אוכל לעזור?”
2. אסור בתכלית האיסור לנהל יותר משיחה אחת במקביל – על הלקוח לדעת שתשומת לבכם נתונה אך ורק לו.
3. במידה ושיחת הטלפון מסתיימת בתיאום פגישת עבודה – יש לוודא הבנה של מיקום, זמן ומקום הפגישה על ידי חזרה על הפרטים הללו לאחר הסיכום עם הלקוח ואף שליחה של הפרטים לאחר השיחה במייל, או שליחת תזכורת זמן מה לפני הפגישה.
4. בשיחה יוצאת, יש להקפיד לא להתקשר אל הלקוחות בשעות המאוחרות מהשעה 19:00 בערב ומוקדמות מהשעה 09:00 בבוקר.
5. בשיחה יוצאת, במידה והלקוח אומר כי הוא עסוק ואינו יכול להשיב לשיחה כרגע, יש להקפיד לחזור אליו בשיחה נוספת עוד באותו יום – אלא אם כן הוא ביקש אחרת.
6. בשיחת טלפון יוצאת/נכנסת, יש להקפיד כי הסביבה בה הסוכן/משווק המוצרים נמצא בה היא שקטה ולא רועשת, ללא הסחות דעת, על מנת שהשיחה תישאר מקצועית ועניינית.
7. במידת האפשר, יש לפעול כדי לקיים את השיחות בזמן קצר ככל האפשר – עד 10 דקות לשיחת טלפון אחת עם הלקוח – המטרה: אם לא ניתן לתאם תוך 5-10 דקות פגישה, השיחה תיגרר לדיון ארוך ובלתי ענייני.
8. במידה ושיחת הטלפון אל הלקוח מתקיימת מטלפון נייד – יש לוודא לפני השיחה כי נותר מספיק זמן בסוללת המכשיר וכי אתם נמצאים באזור בו יש קליטה נאותה – בשום אופן אין לקיים שיחה עם לקוח באזור בו איכות התקשורת בעייתית.
נהלי עבודה מול סמנכ”ל שיווק
הסבר כללי: סמנכ”ל השיווק מרכז את כל פעילות השיווק של החברה. לפיכך, הוא משמש כסמכות עליונה לטיפול בענייני מחלקת השיווק.
על מנת לשמור על רצף פעילות יעיל ואפקטיבי של סוכני/משווקי המוצרים, יש להעביר כל בעיה / מחלוקת שנוגעת לפעילות סוכני/משווקי המוצרים באופן מיידי לטיפול סמנכ”ל השיווק, כאשר חוות דעתו וסמכותו משמשת כזו המכריעה לטיפול במחלוקות ובעיות שונות שעלולות להיווצר במחלקת השיווק.
יש להקפיד על הנהלים הבאים בעבודה מול סמנכ”ל השיווק:
א. כל פרויקט פיתוח ייחודי, יובא לאישור סמנכ”ל שיווק בטרם חתימה על חוזה עבודה מול לקוח.
ב. בכל מצב בו סוכן/משווק המוצרים מעוניין ליתן הנחה במחירי המוצרים שנמוכה מהמחיר המצוין מראש – יש ראשית לקבל אישור מסמנכ”ל שיווק – ללא אישור זה אין בסמכות סוכן/משווק המוצרים ליתן הנחה זו.
ג. במועד פתיחת לקוח חדש / חתימת חוזה עבודה מול לקוח / הקמת פרויקט חדש יש ליידע מיידת את סמנכ”ל השיווק. באם אפשר, לפני החתימה הסופית על חוזה העבודה.
ד. כל הפניות לסמנכ”ל השיווק, יעשה בפנייה במייל. אין לפנות סמנכ”ל השיווק בטלפון אלא במקרים מיוחדים ודחופים במיוחד.
נהלי עבודה בשליחת הצעת מחיר ללקוח
הסבר כללי: בעת שליחת הצעת מחיר ללקוח (לאחר פגישת עבודה ראשונית ולאחר אפיון מלא של הפרויקט) יש להיצמד למכתב הצעת מחיר לדוגמא הנקבע בחוזה החברה.
נהלים בעת שליחת הצעת מחיר ללקוח:
א. בכל מקרה – על הצעת מחיר להכיל בסופה את המשפט הבא “הצעת מחיר זו תקפה ל- 7 ימי עסקים בלבד. כל האמור במסמך זה כפוף בלעדית לתנאי השירות של החברה ____. הצעת מחיר זו הנה בלעדית לאדם החתום בראש מסמך זה, והחברה ____ לא תראה עצמה מחויבת / אחראית לספק שירות בתנאים / במחיר האמורים לכל אדם / חברה אחרת”
ב. בכל מקרה – הצעת מחיר תשלח בדואר אלקטרוני אחד הכולל: מסמך אפיון פרויקט + הצעת מחיר.
ג. לאחר משלוח הצעת מחיר בדואר אלקטרוני, יש לוודא כי היא התקבלה בדוא”ל חוזר או בשיחת טלפון אל הלקוח באותו היום.
ד. לכל היותר כ- 3 ימים לאחר משלוח הצעת המחיר יש לבצע פנייה בדוא”ל + בטלפון אל הלקוח על למנת לוודא התקדמות לקראת חתימת חוזה.